Datensynchronisation: Definition, Methoden, Herausforderungen

Datensynchronisation stellt eine besondere Herausforderung dar, da Cloud-Speicher eine noch nie zuvor dagewesene Menge an Daten verwalten müssen. Daher gewinnen die Datenqualität, -kohärenz und der Datenschutz stetig an Bedeutung. Kleine Auffälligkeiten, die zunächst wie ein Datenfehler oder ein Bug erscheinen, können schwerwiegende Folgen haben – und so beispielsweise den Verkauf, die Entscheidungsfindung und die Kundenbindung beeinträchtigen. Die Sichtung von Daten, die Synchronisation mit bestehenden Datenbänken sowie die regelmäßige Analyse von Datensätze sind jedoch oft mühsam und kostspielig – vor allem unter Berücksichtigung der Datensicherheit. Aus diesem Grund hat sich die Datensynchronisation zu eine der effizientesten Maßnahmen im Datenmanagement entwickelt.

Was ist Datensynchronisation?

Der Begriff „Datensynchronisation“ (data synchronisation) beschreibt die fortlaufende Synchronisierung von Daten zwischen zwei oder mehr Geräten sowie deren stetige Aktualisierung bei Änderungen. Der Prozess der Datensynchronisation sorgt für die Einheitlichkeit der Daten innerhalb von verschiedenen Systemen. 

Zwar ist es eine Herausforderung, eine hohe Menge an Daten in der Cloud zu verwalten. Allerdings bietet dies eine hervorragende Grundlage für das Arbeiten mit Big Data. Heutige Softwarelösungen stellen schnelle und einfache Tools bereit, um monotone Aufgaben zu automatisieren. Das Resultat: Die Daten stimmen im gesamten System überein.

Datensynchronisation sorgt für bereinigte, vollständige sowie korrekte Daten, und schafft positive Team- und Kundenerlebnisse. Zudem stellt sie die Kongruenz zwischen jeder Datenquelle und ihren verschiedenen Endpunkten sicher. Sobald Daten eingehen, prüft das Synchronisierungsprogramm die Daten auf mögliche Fehler, Duplikate und Übereinstimmungen. Erst danach stehen die Daten zur Verwendung bereit. Die lokale Synchronisation umfasst alle Geräte und Computer, die sich in unmittelbarer Nähe zueinander befinden, während die Remote-Synchronisation über ein mobiles Netzwerk erfolgt.

Die Daten müssen im gesamten Datensatz einheitlich sein. Ändern sich Daten auf irgendeine Weise, sollten sich alle betroffenen Systeme in Echtzeit aktualisieren. Auf diese Weise lassen sich Fehler vermeiden und Datenschutzverletzungen vorbeugen. Außerdem ist so sichergestellt, dass die aktuellen Daten die einzig verfügbaren Informationen sind. Die Datensynchronisation sorgt dafür, dass alle Daten einheitlich sind – und das zu jedem Zeitpunkt.

Datensynchronisation: der Weg zu verlässlichen Daten

Die Bedeutung der Datensynchronisation nimmt mit der wachsenden Nutzung von Cloud-basierten Daten und mobilen Endgeräte zu. Mobile Geräte verwenden Daten nicht nur für einfache Funktionen, sondern auch für Apps, Websites und E-Mails. Datenaktualisierungen, die sowohl der Benutzer als auch das Gerät vornehmen, sollten einheitlich und sicher sein. Ein Synchronisationsprozess erfordert bereinigte und kohärente Daten für die verschiedenen Produkte und Service, sowie für Data-Governance-Themen, wie Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Datenkonflikte können zu Fehlern und geringer Datenqualität führen. Die Folge ist ein Mangel an verlässlichen Daten. Unternehmen, die die Datensynchronisation in ihrem System implementieren, werden in vielen Bereichen eine erhebliche Leistungssteigerung beobachten, zum Beispiel in folgenden:

• Logistik und Transport
• Vertrieb
• Auftragsmanagement
• Rechnungswesen
• Geschäftssysteme
• Reputationsmanagement

Vorteile einer zuverlässigen Datensynchronisation

Indem Sie einen fortwährenden Datenzugriff erlauben sowie konstant Fehler beheben lassen, sparen Sie Zeit. Dies erlaubt Ihrem Unternehmen, sich auf wichtige Geschäftsprozesse wie Marketing, die Entwicklung neuer Produkte oder strategische Entscheidungen zu konzentrieren. Somit profitiert jede Person in Ihrem Unternehmen von übereinstimmenden und synchronisierten Daten:

• Kunden erhalten Produktinformationen und einen Service, der ihren speziellen Anforderungen entspricht.
• Geschäftskunden können mit allen Abteilungen auf Basis von aktuellen Informationen interagieren – in Echtzeit und weltweit.
• Führungskräfte können auf Basis der neuesten Daten wichtige strategische Entscheidungen treffen.
• Aktionäre können leichter den Überblick über ihre Geschäftsinteressen behalten.
• Hersteller haben Zugriff auf die Updates, die sie für eine korrekte Konstruktion und Produktion benötigen.
• Der Vertrieb hat Zugriff auf die aktuellen Produkt- und Marketinginformationen.

Die 4 Methoden der Datensynchronisation

Es gibt verschiedene Arten von Datensynchronisation. Tools für die Datensynchronisierung und Versionskontrolle können gleichzeitig Änderungen an mehreren Kopien einer Datei vornehmen. Die beiden anderen Methoden weisen spezifischere Anwendungsbereiche auf.

• Dateisynchronisierung: Damit lassen sich Dateien schneller und fehlerfreier vervielfältigen als durch manuelles Kopieren. Daher lohnt sich die Dateisynchronisierung vor allem für Heim-Backups, externe Festplatten oder die Aktualisierung von Daten per Flash-Laufwerk. Sie stellt sicher, dass zwei oder mehr Speicherorte die gleichen Daten beinhalten. Zudem erfolgt diese Art der Synchronisation automatisch und verhindert die Duplikation identischer Dateien.
• Versionsverwaltung: Diese Methode zielt darauf ab, Synchronisierungslösungen für Dateien bereitzustellen, die mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten können.
• Distributed File System (DSF): Wenn verschiedene Geräte mehrere Dateiversionen synchronisieren, müssen diese Geräte stets miteinander verbunden sein. Nur so kann das Distributed File System funktionieren. Einige Systeme erlauben es jedoch, die Geräte für kurze Zeit zu trennen, solange vor der Synchronisation ein Datenabgleich stattgefunden hat.
• Mirror Computing: Beim Mirror Computing erhalten verschiedene Quellen eine exakte Kopie des Datensatzes. Mirror Computing hinterlegt genau eine Kopie an einem anderen Ort – und lässt sich nur von der Datenquelle zum Zielort verschieben.

Die 5 größten Herausforderungen der Datensynchronisation

Geschäftsdaten zu verwalten klingt zunächst nach einer einfachen Aufgabe. Allerdings bestehen Unternehmen in der Regel aus vielen Bereichen mit unterschiedlichen Systemen: CRM, Produktmanagement, Mitarbeiterportale, Kundensupport und das Finanzwesen. Mehrere Benutzer greifen mit den verschiedensten Tools auf die Daten in der Cloud zu. Trotzdem muss die Sicherheit und Datenintegrität gewährleistet sein. In vielen Fällen führt dieser Prozess zu einer zeitlichen und finanziellen Belastung. Die Datensynchronisation bringt somit einige Herausforderungen mit sich:  

Sicherheit

Sicherheit und Verlässlichkeit sind zwei wichtige Data-Governance-Themen, die Unternehmen ernst nehmen sollten. Die Datenübertragung unterliegt bestimmten regulatorischen Standards der Branche und muss mit den jeweiligen Datenschutzgesetzen konform sein. Unterschiedliche Systeme haben unterschiedliche Richtlinien und Zugriffsanforderungen. Die Methoden zur Datenverschlüsselung müssen innerhalb jedes Systems einheitlich sein. Ein Synchronisationstool stellt sicher, dass Daten fortlaufend aktualisiert werden und den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Funktioniert ein Datensystem nicht, so kann es zu Datenschutzverletzungen oder -lecks, Problemen mit Handelslizenzen oder staatlichen Vorschriften sowie Reputationsverlusten kommen. In der Regel folgt dann ein Verlust von Umsatz und Kunden.

Datenqualität

Die Verwendung verschiedener Systeme hat zur Folge, dass Daten innerhalb des Datenzyklus unterschiedlich strukturiert sind. Daher ist es wichtig, Daten fortlaufend zu aktualisieren sowie die Systeme stetig zu bereinigen. Dabei muss eine strikte Integrität der Daten gewahrt bleiben. Ohne ein nahtloses Synchronisationssystem verzögern sich Datentransaktionen und -autorisierungen. Die regelmäßige Synchronisation erhöht den Wert und Nutzen aller Daten.

Verwaltung

Die Datenorganisation läuft in Echtzeit ab, um möglichst genau zu sein. Damit lassen sich Fehler wie abgelehnte Datensätze oder Daten in einem falschen Format vermeiden. Zum Beispiel benötigt der Bereich Herstellung regelmäßige Updates, um ein serienreifes Produkt zu gewährleisten. Kunden wollen zudem wissen, wann sie ihre Bestellung erhalten. Die Echtzeit-Synchronisation ist die einzige Möglichkeit, diese Erwartungen zu erfüllen.

Leistung

Um Daten erfolgreich zu synchronisieren, müssen sie fünf Phasen durchlaufen:

• Extraktion aus der Quelle
• Übertragung
• Transformation
• Übertragung
• Hochladen im Zielsystem

Bleibt einer dieser Schritte aus und die Datensynchronisation ist somit unvollständig, kann dies Auswirkungen auf das Endergebnis haben. Wenn sich in der Cloud große Datenmengen befinden, muss die Synchronisierung eine absolute Priorität haben, um die optimale Leistung der Systeme zu gewährleisten.

Komplexität der Daten

Datenformate ändern und entwickeln sich, sobald neue Anbieter und Kunden hinzukommen. Nur so können sie den Anforderungen des stetigen technologischen Fortschritts gerecht zu werden. Je mehr Daten vorhanden sind, desto komplexer ist die Verknüpfung und Anpassung dieser. Zusätzlich muss sichergestellt sein, dass die Daten weiterhin in den alten Systemen funktionieren. Ändert sich die Technologie, so müssen die Daten bei der Übertragung sowohl mit ihrer Ursprungsquelle als auch mit ihrem Ziel übereinstimmen. Die Datensynchronisation stabilisiert die ein- und ausgehenden Daten und stellt sicher, dass diese aktuell und konform sind.

Die Datensynchronisation mit Software

Die Synchronisierung von Daten ist für viele Unternehmen essenziell. Ohne eine saubere Datensynchronisation kommt es zu Verzögerungen, Fehlern oder Fehlkommunikation. Unvermeidliche Gewinneinbußen sind die Folge.

Eine gute Datenintegrationsstrategie kann Ihr Unternehmen von Anfang an auf den richtigen Weg bringen und die Datenorganisation und -konsistenz sicherstellen – egal ob lokal, global oder in der Cloud. Am einfachsten lässt sich die Echtzeit-Datensynchronisation mit einer Softwarelösung durchführen, die speziell der Sicherstellung der Datenqualität dient. Einmal nach den Vorgaben Ihres Unternehmens eingerichtet, läuft diese automatisch Tag und Nacht.

Talend Data Fabric ist eine Data Synchronisation Software, die sich auf Datenintegration und -integrität spezialisiert. Die Software enthält Funktionen für jeden Aspekt der Datensynchronisation – dem Sammeln, Transformieren, Verwalten und Teilen. Auf diese Weise stellt Talend Data Fabric die Datenqualität sicher und liefert Ergebnisse in Echtzeit.