ERP-System: Bedeutung, Vorteile und Herausforderungen

Enterprise Resource Planning (ERP) bietet softwaregesteuerte Echtzeitlösungen für die größten Anforderungen eines Unternehmens. Dazu gehören Datenverwaltung, -sicherheit und -speicherung. Damit ERP-Systeme sich sinnvoll verwalten lassen und nicht zu preisintensiv ausfallen, ist es hilfreich, die Funktionsweisen eines ERP genau zu kennen. Dazu gehört sich mit der Integration der zahlreichen Anwendungen für das Hosten und Verarbeiten der sensiblen Vorgänge zu beschäftigen.

Im Folgenden erfahren Sie was ein ERP ist, welche Vorteile ERP-Systeme bieten und wie sie sich einsetzen lassen, um unternehmensspezifische Ziele zu erreichen.

Was ist ein ERP-System? 

Enterprise Resource Planning (ERP) verwaltet alle Vorgänge und Prozesse in einem Unternehmen, die der Ressourcenplanung dienen. Ein ERP-System ist kein einzelnes Programm, sondern in der Regel eine Sammlung von Anwendungen, die nahtlos zusammenarbeiten. Diese nutzen eine gemeinsame Datenbank, in der alle wichtigen Daten gespeichert sind. Zudem lassen sich damit alle Geschäftsabläufe steuern und kontrollieren.

Die Integration von ERP-Software wird als Unternehmenslösung immer beliebter, da es ein fehlerfreies und effizientes Mittel ist, um große Datenmengen und betrieblicher Belange zu verwalten. Die modernen ERP-Prozesse wurden in den letzten Jahren durch den Einsatz von zugänglichen und effektiven Technologien wie der Cloud stärker automatisiert.

Daher ist die Definition von ERP flexibel, denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Erfahrungen und einzigartigen Anforderungen.

Die Entwicklung von ERP-Systemen

Den Begriff ERP Prägte Gartner im Jahr 1990. Die Ursprünge dieser umfassenden und flexiblen Dienstleistung reichen jedoch bis in die 1960er Jahre zurück. Damals ging es zwar noch nicht um Software, wohl aber um Betriebswirtschaft. Damals wurden die Programme zur Erfüllung von Management-Anforderungen als Manufacturing Resource Planning (MRP) bezeichnet.

Mit der Ausweitung der Geschäftsanforderungen änderte sich die Definition von MRP. Da immer mehr Dienstleistungen unter diesen weit gefassten Begriff fielen, wurde ein neuer Name benötigt. Ab 1990 nannte sich dieses Modell der Ressourcenplanung ERP. Die Idee blieb dabei dieselbe, aber die Technologie entwickelte sich. Und natürlich kamen mit den neuen Tools neue Aufgaben hinzu. Wo MRP lediglich die Bestände verwaltete, konnten ERP-Programme nun alles von der Buchhaltung über die Finanzen bis hin zum Lieferkettenmanagement erledigen. So wie sich die Technologie weiterentwickelt und ausweitet, so wird auch die Bedeutung von ERP wachsen.

ERP-Software und Tools

ERP-Software ermöglicht es Unternehmen, Daten effizient zu verwalten. Darüber hinaus lassen sich andere Bürofunktionen, z. B. im Personalwesen, mithilfe von mehreren Anwendungen durchführen, die koordiniert im ERP-System zusammenarbeiten.

Die Besonderheiten der Werkzeuge und Technologien, die zur ERP-Lösung eines Unternehmens beitragen, hängen wiederum weitgehend von den Anforderungen des Unternehmens ab. ERP ist in hohem Maße anpassbar, obwohl es in der gesamten Branche gemeinsame Methoden gibt.

Die Cloud-Technologie beispielsweise treibt ERP weiter voran, da sie den Datenzugriff mit nur einer Internetverbindung ermöglicht. Cloudbasierte ERP-Systeme werden für ihre Erschwinglichkeit und ihre allgemeine Benutzerfreundlichkeit geschätzt.

Der Wert von ERP für Unternehmen

Das Ziel eines ERP-Systems ist die Bündelung von Daten, die alle Geschäftsvorgänge betreffen, an einem leicht zugänglichen Ort. Unter anderem bringt die Integration eines ERP-Systems folgende Vorteile:

• Reduziertes Risiko: ERP unterstützt Unternehmen im Tagesgeschäft, indem es mögliche Datenduplikate und Ungenauigkeiten eliminiert.
• Verbesserte Effizienz: ERP automatisiert Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend, um kostspielige, unnötige Wiederholungen zu vermeiden.
• Höhere Business Intelligence: ERP-Software maximiert die Business Intelligence, indem sie Zugriff auf genaue Daten überall auf der Welt bietet. Cloudbasierte ERP-Systeme benötigen nur eine Internetverbindung, um wichtige Informationen abzurufen.

All diese Eigenschaften führen zu Kosteneinsparungen und insgesamt zu effizienteren Geschäftsabläufen.

ERP und die Cloud

Ein wesentlicher Unterschied zwischen cloudbasiertem ERP und seiner ursprünglichen On-Premises-Variante ist der Ort, an dem sich die Programme befinden. Früher wurde die ERP-Software lediglich auf dem Firmengelände gehostet und stand nur für Unternehmen zur Verfügung, die sich den hohen Anschaffungspreis leisten konnten. Heutzutage ist sie oft für eine erschwingliche monatliche Gebühr über alle Webbrowser verfügbar.

Cloudbasierte ERP-Anwendungen machten die Technologie demnach allgemein zugänglich. Sie bewirkten allerdings noch weitere Veränderungen:

• Sicherheit: Cloudbasierte Server maximieren die durch Datenverschlüsselung und Authentifizierungskontrollen. Das erschwert es Außenstehenden, auf sensible Informationen zuzugreifen.
• Flexibilität: Die Cloud bietet mehr Flexibilität, da Unternehmen ihre Dienste ausbauen oder reduzieren können, wenn ihr Bedarf schwankt – so bezahlen sie nur das, was sie auch tatsächlich nutzen. Im Wesentlichen maximiert die Flexibilität der Cloud die Effektivität eines ERP noch zusätzlich.
• Zugänglichkeit: Cloudbasiertes ERP verbessert die Zugänglichkeit und gibt der Geschäftsführung die Möglichkeit, ihre Informationen von jedem Ort aus einzusehen, der über eine Internetverbindung verfügt.

Benötigt mein Unternehmen ERP?

Es gibt einige Faktoren, die bestimmen, ob ein Unternehmen ein ERP benötigt oder nicht. Dabei helfen cloudbasierte ERP-Systeme nicht nur dabei, Probleme kurzfristig zu lösen, sondern passen sich ebenfalls an die Anforderungen von wachsenden Unternehmen an.

Ist Ihr Unternehmen auf Big Data angewiesen?

Big Data ist ein Spezialgebiet von ERP. Die Software ist in der Lage, vertrauenswürdige Daten über verschiedene Geschäftsvorgänge hinweg zu speichern und zu verwalten. So kann sie einen einfachen Zugriff gewährleisten und Aufzeichnungen so genau wie möglich halten. Um festzustellen, wie wichtig ein ERP-Programm für ein Unternehmen sein könnte, gilt es zunächst, die Datenanforderungen zu berücksichtigen. Ist der Betrieb stark auf Big Data angewiesen, kann es sogar passieren, dass Basisprogramme nicht ausreichen.

Haben Sie mit Ineffizienz zu kämpfen?

Wenn Sie mit Ineffizienzen bei der Nutzung verschiedener Technologien und Anwendungen zu kämpfen haben, ist dies ein weiteres sicheres Zeichen dafür, dass Sie ein ERP benötigen. Einer der Hauptvorteile ist die Fähigkeit, Technologien zu konsolidieren. Insbesondere in Verbindung mit einem cloudbasierten ESB, der bei der Integration von Software und Anwendungen hilft. Daraus ergibt sich, dass Unternehmen keine Zeit mit doppelten Prozessen oder unnötigen Dateneingaben verschwenden. Ein einziger, hochgradig rationalisierter Server verwaltet alle Informationen.

Sind Ihre Software-Ausgaben höher als sie sein sollten?

Während ERP früher als teure und unzugängliche Geschäftslösung galt, hat die Cloud viel dazu beigetragen, diese Bedenken zu zerstreuen. Cloudbasierte ERP-Anwendungen sind oftmals tatsächlich günstiger als die Aufrechterhaltung der verschiedenen Lizenzgebühren für zahlreiche einzelne Programme, die nicht einmal gut miteinander kommunizieren.

Fällt es Ihnen schwer, mit den Kundenanforderungen Schritt zu halten?

Ein schlecht koordiniertes Tech-Stack erschwert es, die Datenkonsistenz aufrechtzuerhalten oder sogar Aufträge rechtzeitig und genau zu erfüllen. Ein solides ERP hilft bei der Verwaltung von Aufträgen, indem es Prozesse in allen Aspekten Ihres Unternehmens automatisiert. Wenn das Unternehmen beispielsweise Transaktionsbestellungen erhält, extrahiert ein ERP-System die Rechnungsdaten und sendet dann relevante Versandinformationen an die entsprechende Abteilung. Auf diese Weise können Sie Aufträge schneller und präziser erfüllen und so die Kundenzufriedenheit optimieren.

3 Herausforderungen bei der Einführung von ERP-Systemen

Bei all den Vorteilen gibt es auch Herausforderungen bei der Einführung von ERP-Anwendungen. Auf folgende Hürden stoßen viele Unternehmen bei der ersten Implementierung eines ERP-Systems:

1. Qualifikationsdefizite bei der Implementierung

Der große Vorteil eines ERP-Systems liegt in der Effizienzsteigerung. Dies funktioniert allerdings nur, wenn die Beschäftigten, die das Programm benutzen, wissen, was sie tun. Wie bei allem Neuen stellt die Anfangsphase der ERP-Implementierung eine Lernkurve dar. Es besteht auch ein Zusammenhang zwischen ERP und einer Mitarbeiterfluktuation während der Implementierung. Dies ist wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass einige Mitarbeitende nun neue Verantwortlichkeiten tragen. Eine gute Einarbeitung und ausführliche Schulungen stellen sicher, dass jeder weiß, was er machen muss.

2. Fehlende Unterstützung durch die Führungsebene

Es ist besonders wichtig, dass das Management voll hinter der Integration von ERP-Systemen steht. Ohne die Unterstützung der Geschäftsleitung wird ein ERP nicht sein volles Potenzial entfalten. Die Führungsebene einzubinden ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung von ERP-Anwendungen.

3. Zu viel und zu schnell integrieren

Ein weiteres Problem für Unternehmen ist, dass sie versuchen, zu viele Optionen auf einmal zu integrieren. Anstatt alles gleichzeitig zu übernehmen, ist es sinnvoller, einen moderaten Zeitplan aufzustellen. Kreieren Sie einen Plan, der die Kapazität Ihres Unternehmens widerspiegelt und Zeit lässt, die Mitarbeitenden angemessen zu schulen und über das neue Betriebssystem zu informieren.

Ihr Unternehmen vorantreiben mit ERP und Talend

ERP-Lösungen sind für die Optimierung von Geschäftsabläufen, die Speicherung und Sicherung von Daten und die Aufrechterhaltung eines agilen und effizienten Betriebs konzipiert. Dank der Cloud-Technologie ist Enterprise Resource Planning heute zugänglicher als je zuvor und für Unternehmen jeder Größe kostengünstig einsetzbar.

Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu bewerten und einige erste Ziele zu setzen. Wenn Sie bereit sind, loszulegen, erleichtern Sie die Ersteinrichtung und den Start, indem Sie sicherstellen, dass alle Ihre Daten – ob in der Cloud oder vor Ort – integriert, optimiert und sicher sind.

Talend Data Fabric bietet eine einheitliche Reihe von ERP-Anwendungen, um alle Daten Ihres Unternehmens zu verwalten, sodass Sie für ein effizientes ERP bereit sind. Talend Data Fabric nutzt maschinelles Lernen um u. a.:

• Datenqualität und Governance zu verwalten,
• Streaming- oder Batch-Anwendungsfälle zu unterstützen
• Datenmanagement

Testen Sie Talend Data Fabric noch heute, um den Erfolg Ihres Unternehmens zu optimieren.