ERP : définition d’un modèle de gestion numérique

Ces dernières années, les entreprises ont vu leur organisation interne se métamorphoser pour laisser place aux outils numériques et leurs logiciels. Cependant, de nombreuses entreprises restent freinées par leur incapacité à changer radicalement les processus métier, en grande partie en raison du cloisonnement des services et des données. Découvrez les logiciels ERP et en quoi ils standardisent leurs processus et améliorent leur relation client.

Qu’est-ce qu’un logiciel d’ERP ?

Avec l’essor d’internet, les logiciels ERP sont devenus presque indispensables aux entreprises. Ils permettent une meilleure organisation interne grâce à l’instauration de processus d’entreprise. Il en résulte que les erreurs de manipulation des données diminuent et que la fiabilité de celles-ci augmente.

D’où vient l’ERP ?

L’ancêtre de l’ERP est le logiciel MRP (Materials Requirements Planning), créé dans les années 1960 par l’ingénieur américain Joseph Orlicky. Celui-ci était conçu pour répondre en particulier aux problématiques de planification des besoins en composants et en ressources.

À l’époque, la firme Toyota avait besoin d’évaluer le nombre de composants nécessaires dans le cadre de son programme de fabrication. Il s’agit de la toute première méthode répondant à un besoin de planification.

Définition d’un ERP

Un Enterprise Resource Planning (ERP) que l’on traduit par progiciel de gestion intégré (PGI) en français, est un progiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de ses fonctions : il peut s’agir de la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement et le commerce électronique.

Les objectifs de l’ERP

L’ERP est la colonne vertébrale d’une entreprise. Il s'agit d'un outil central dans le système d’information de l'entreprise. Commun à tous les employés, il est au cœur des tâches et objectifs de chacun. Les collaborateurs ont accès aux données qui les intéressent et deviennent ainsi plus autonomes et productifs.

Pour la direction générale et les différents responsables de services, l’ERP va également faciliter le pilotage de l’activité grâce à des fonctionnalités avancées de reporting et de Business Intelligence.

Adopter un ERP, c’est garantir l’unicité de l’information et sa mise à jour en temps réel au sein de l’entreprise, cet ensemble de logiciels professionnels étant capable de couvrir l’ensemble du périmètre de gestion d’une entreprise.

Les avantages d’un ERP

Un logiciel ERP apparaît comme une solution à considérer lorsque des dysfonctionnements internes s’accumulent, les processus deviennent redondants ou laborieux, des problèmes de communication interne (entre les services) ou externe (clients, fournisseurs) perturbent l’organisation par exemple.

Face à une concurrence croissante, les entreprises se doivent d’améliorer leur productivité, mais également d’innover afin de rester compétitives. Le logiciel ERP constitue un des leviers majeurs pour répondre à ses différents impératifs. Un logiciel ERP pour accompagner la croissance de l’entreprise permet ainsi de :

• Accélérer les délais de développement des produits et leur mise sur le marché,
• Affiner la planification de la production et réduire les coûts,
• Garantir la qualité par le biais d’un contrôle optimisé, d’une traçabilité détaillée et d’un règlement ajusté,
• Gouverner au mieux les stocks de composants et de produits finis,
• Optimiser la gestion de la chaîne logistique et d'approvisionnement,
• Perfectionner la satisfaction client garantissant le respect des délais des livraisons, une communication précise et efficace à toutes les étapes de la relation client,
• Accroître les marges grâce à des achats et des process maîtrisés.

Comment fonctionne un ERP ?

Les différentes fonctions d’une entreprise vont être couvertes par un module spécifique de l’ERP. Par exemple, il peut s’agir de comptabilité, vente, achat, logistique, production, ressources humaines…

L’ERP va centraliser toutes ces données collectées pour être réunies dans une base de données unique. Avec un ERP, les interfaces utilisateurs des différents modules métiers sont définies de façon similaire avec une forte normalisation des données récoltées, ce qui permet à l’ERP de diffuser plus facilement et plus rapidement l’information en interne.

Par exemple, si un commercial enregistre une vente, l’ERP va appliquer cette vente en temps réel sur le stock de l’entreprise, le journal des ventes, dans les entrées comptables, etc… La collaboration entre les différentes fonctions de l’entreprise est donc non seulement possible, mais devient surtout un élément stratégique pour l’entreprise.

Comment mettre en place un outil d’ERP en entreprise ?

Une phase préparatoire d’étude des besoins est indispensable pour savoir ce qu'une entreprise attend de l’ERP : objectifs, besoins, fonctionnalités recherchées, une liste d’ERP potentiels, les coûts et les détails de mise en place doivent être considérés.

Ensuite, il est nécessaire d’impliquer les futurs utilisateurs dès le départ et durant les différentes étapes de l’implémentation de l’ERP. La mise en place d’un ERP crée des changements de fonctionnement interne d’une organisation. Si les modules sont simplement imposés aux utilisateurs à la fin de l’implémentation de l’ERP, ils risquent de ne pas vouloir les utiliser.

Comme les ERPs sont des progiciels développés de manière standardisée pour plusieurs entreprises, ils doivent être paramétrables en fonction des particularités de chaque entreprise. Plus les entreprises sont grandes, plus elles vont vers des solutions avec des paramétrages et de développements plus avancés. Néanmoins, plus une solution intègre de développements scientifiques, plus elle coûte cher à mettre en place et à maintenir.

Le logiciel d’ERP dans le cloud

Les outils ERP ne sont pas réservés qu’aux grandes entreprises. Avec l’essor du cloud et les solutions en SaaS, les ERPs deviennent davantage accessibles aux petites entreprises. Plus besoin de gérer l’infrastructure technique et l’installation de l’ERP, d’autant plus que ce dernier est hébergé dans le cloud, les ERP en SaaS ont pour avantage d’être beaucoup plus simples et rapides à mettre en place. Ces solutions dans le cloud sont particulièrement adaptées aux petites et moyennes entreprises avec un seul métier car elles peuvent adapter l’organisation aux ERP en SaaS et non l’inverse.

Un ERP simplifie la gestion des flux d’informations d’une organisation, qui deviennent fiables et maîtrisés. Grâce à de tels logiciels et à l’analyse d’indicateurs clés de performance, une entreprise devient capable de prendre des décisions stratégiques plus rapidement. En choisissant d’affilier un logiciel ERP, les entreprises optimisent la gestion de leurs informations et gagnent en réactivité. Bien qu’il s’agisse d’un processus assez complexe, il n’en reste pas moins essentiel pour accroître leur compétitivité.