MDM : qu'est-ce que le Master Data Management ?

La gestion des données de référence (Master Data Management) consiste à s'assurer qu'une organisation travaille en permanence avec une version fiable et à jour de ses données, souvent appelée « golden record » et qu'elle fonde ses décisions sur cette version.

Cela semble simple, mais dans les environnements commerciaux modernes, inondés en permanence de flux de données, la gestion des données de référence peut être l'un des défis business les plus complexes. Et pour qu'une entreprise parvienne à une bonne santé des données, c'est-à-dire des données sur lesquelles des décisions et objectifs stratégiques efficaces peuvent reposer, un « golden record » comme celui que le MDM peut fournir est essentiel. Ingérer des données critiques provenant de diverses sources et les présenter comme une source permanente et fiable d'informations vérifiées disponibles en temps réel nécessite une combinaison de savoir-faire et d'outils et, souvent, un partenariat stratégique.

Définition et avantages des données de référence

Les données de référence de type « Master data » sont des données dont la définition est normalisée. Elles définissent et décrivent les principales activités de l'entreprise. Ces données ne doivent pas être confondues avec les données de référence (« reference
data ») liées aux datasets utilisés pour classer ou catégoriser d'autres données (comme les unités de mesure, les codes d'échange, les devises et les codes de pays).

Quelles données devez-vous gérer ?

Les quatre catégories générales de données de référence que vous devez gérer sont les données produit, de localisation, les données client et les autres données. Les catégories individuelles de données de référence peuvent être gérées via plusieurs outils de MDM ou de gestion d'information produit (Product Information Management / PIM). Cependant, les
outils de MDM multi-domaines permettent aux entreprises de regrouper toutes ces données de référence au sein d'une plateforme de gestion des données unique et
unifiée.

Lorsque les données d'entreprise sont maintenues en bonne santé à travers les systèmes et les départements de l'entreprise, le MDM peut offrir des avantages substantiels, notamment :

1. Réduction du coût total d'exploitation

Considérez tous les aspects de votre entreprise qui dépendent de données saines pour une performance optimale :  

• Les applications et leurs dépendances.
• Les opérations des employés, de la production aux événements RH.    
• Les gisements de données, y compris données actives et données archivées.   
• Plans d'inventaire, chaîne d'approvisionnement et protocoles de commande
• Etc. (varie selon les activités de l'entreprise)

La moindre divergence dans l'une des données d'un de ces systèmes ou départements à l'autre peut déclencher une réaction en chaîne, avoir un impact rapide sur toutes les informations associées, augmenter les dépenses de fonctionnement et mettre en péril l'activité de l'entreprise. Et ces données en mauvaise santé font généralement plus de ravages qu'il n'y paraît au premier abord. Selon une étude de la Harvard Business Review_, seuls 3 % des scores de qualité des données pourraient être jugés « acceptables » en utilisant la norme la plus souple possible, et en moyenne, 47 % des enregistrements de
données nouvellement créés contiennent au moins une erreur critique.

D'autre part, des données saines peuvent aider les entreprises à optimiser leurs opérations, à réduire les dépenses et à fournir des insights fiables pour les décisions stratégiques.

2. Réduction de la surcharge architecturale

Le MDM ne se contente pas de protéger les résultats financiers en réduisant les pertes d'activité. Les coûts d'exploitation et de support technique de l'architecture réseau (on-premise, dans le cloud ou hybride) sont directement impactés par la quantité de ressources utilisées : espace de stockage, temps de traitement et débit du
réseau.

En utilisant une plateforme permettant d'unifier les actifs de données en une source unique de vérité, vous pouvez réduire considérablement les ressources nécessaires à la maintenance de plusieurs sources de données, diminuer les coûts IT opérationnels et éliminer les problèmes d'accessibilité causés par les silos de données.

3. Accélération des livraisons

La gestion MDM est au cœur des approches de développement les plus efficaces telles que la livraison continue, le DevOps, le DevOps sécurisées et d'autres architectures de conception qui exigent des données partagées et fiables.

Avec un réservoir de données saines alimentant les équipes de développement, les applications et les améliorations s'exécutent beaucoup plus rapidement dans le pipeline de livraison. Autrement dit, les découvertes effectuées aujourd'hui par le MDM peuvent être exploitées dans les solutions immédiatement. Elles n'exigent plus de processus long et fastidieux de révision et de modification du code.

4. Simplification de la conformité

La conformité est un défi majeur dans le monde digital moderne. HIPAA, PCI, CCPA, RGPD et autres cadres réglementaires créent des environnements évoluant rapidement et que les entreprises doivent respecter pour rester en conformité. La conformité à elle seule peut constituer (et constitue, dans les grandes entreprises) une activité à temps plein.

Le MDM peut faciliter la réalisation de rapports et d'audits de conformité obligatoires en garantissant que les organisations répondent à toutes les normes d'intégration de données
vérifiables et sécurisées. Et la mise en œuvre réussie du MDM joue un rôle
essentiel dans de nombreux cadres de gouvernance de données.

5. Améliorer l’expérience client

C'est bien connu : le temps, c'est de l'argent ! Dans ce monde digital qui évolue de plus en plus vite, c'est plus vrai que jamais, surtout lorsqu'il s'agit du temps de vos clients. Le MDM vous offre une opportunité qui n'était pas disponible jusqu'à présent : interagir avec vos clients à chaque étape du processus transactionnel et améliorer vos performances en fonction de leur feedback en temps réel, en éliminant les incohérences et erreurs affectant la livraison des produits, depuis la première interaction avec les applications jusqu'à l'expédition, en passant par la livraison et le feedback final.

6. Vue à 360 degrés

Un processus MDM moderne dans le cloud permet de générer une vue complète et en temps réel de chaque client. Le MDM génère un « golden record » qui permet aux responsables marketing de disposer d'informations précises et à jour pour la personnalisation des pages Web, la segmentation et une meilleure compréhension du cycle de vie du client.

7. Business Intelligence exploitable

Dès que vous aurez généré une vue claire et à jour de l'ensemble des opérations commerciales, les décideurs pourront zoomer sur les détails des difficultés liées aux processus opérationnels ou afficher une vue globale montrant les tendances nationales ou internationales ayant un impact sur votre entreprise.

Les données étant le socle et la force vitale des environnements digitaux, les implications du MDM dans tous les types d'environnement sont aussi illimitées que les données elles-mêmes.

MDM dans le cloud – Quatre défis principaux

Avec le potentiel infini des opportunités offertes par le cloud, le MDM dans un environnement de cloud public ou hybride peut faire apparaître un certain nombre de défis de plus en plus importants. Voici quatre défis essentiels à relever dès le début :

1. Traitement de données extrêmement disparates – compte tenu de la diversité des terminaux virtuels et physiques qu'il est nécessaire de prévoir pour maintenir l'engagement des clients, il n'est pas possible de limiter le MDM à un seul type de stockage des données. Les données structurées et non structurées circulent dans les outils de gestion de l'entreprise qui doivent être suffisamment souples pour s'y adapter.
2. Sécurité Comme toujours dans les environnements digitaux performants, la sécurité doit être la première des priorités. Si les avantages du MDM sont liés à un référentiel centralisé de données précises et fiables qui facilite les opérations de l'entreprise, les risques et menaces entrantes ciblant ce référentiel peuvent bloquer complètement ces opérations. Les piratages, logiciels malveillants et autres rançongiciels sont généralement facilités par des solutions MDM incapables de garantir la sécurité avant tout.
3. Gouvernance – Le MDM libère une puissance considérable, mais la responsabilité de sa gestion est tout aussi monumentale. Grâce aux progrès réalisés dans des domaines tels que l'automatisation et le machine learning, beaucoup des interactions utilisées au sein d'une solution de MDM s'exécutent automatiquement en tâche de fond. Mais c'est aux dirigeants de l'entreprise de décider quelles données doivent être fortement pondérées et comment interpréter la Business Intelligence disponible. La bonne approche de gouvernance codifie non seulement le périmètre des données, mais aussi qui les conserve et les interprète. C'est la différence entre le simple fait d'avoir une source unique de vérité et le fait d'utiliser ces données dans des activités performantes.
4. Expertise – Trouver la bonne combinaison entre l'expérience et l'envie d'apprendre rapidement est probablement le plus grand défi lié au MDM auquel les entreprises sont confrontées. Malheureusement, la plupart d'entre elles ne sont pas capables, faute d'une connaissance interne suffisante, de concevoir une solution holistique adaptée à leurs besoins spécifiques. Il y a là une décision qu'il faut prendre rapidement : formation et perfectionnement ou sous-traitance ?

En gardant ces défis à l'esprit, vous pouvez évaluer les modèles les plus fréquemment utilisés et les mieux adaptés à vos besoins. Et, tout aussi important, vous pouvez réfléchir aux tarifs qui correspondent à votre budget.

Quel style d'architecture MDM me correspond ?

Aucune stratégie MDM unique ne peut répondre à tous les types de besoins. Cependant, un des avantages des solutions MDM est leur approche flexible et personnalisable pour la gestion et la gouvernance de votre référentiel de données de référence. Il existe toutefois quatre architectures générales dans lesquelles s'inscrivent les conceptions initiales
des solutions MDM :

1. MDM de style Registry

Dans cette approche, le MDM travaille avec des enregistrements partiels, ou « stubs », qui fournissent des détails tels que la source des données, leur emplacement actuel et bien plus encore. Le MDM Registry est l'architecture la plus rapide et la moins coûteuse à déployer, car elle limite le volume de données qui circulent dans les outils de MDM (elle
se contente de consolider les stubs dans un référentiel fonctionnel).

Parmi les inconvénients de MDM Registry : la latence plus élevée résultant des opérations de collecte et de comparaison des enregistrements de référence avec les informations stockées sur les équipements distants. En outre, MDM Registry effectue une collecte
unidirectionnelle : les modifications apportées aux enregistrements de référence
ne sont pas propagées aux sources distantes telles que le CRM, l'ERP et d'autres systèmes, ce qui entraîne des incohérences entre les données de référence et les données distantes.

2. MDM de style Consolidated

L'architecture MDM Consolidated est similaire à celle de MDM Registry, mais elle permet de déplacer réellement les données des sources vers le référentiel central.

Cette approche est privilégiée dans lesenvironnements où l'on peut s'attendre à une forte latence, et la consolidationest généralement organisée pendant des fenêtres de traitement en batchprogrammées. Comme avec MDM Registry, les données du référentiel central ne
sont pas synchronisées avec les sources situées en aval.

3. MDM de style Coexistent

Cette approche architecturale va plus loin que MDM Consolidated en incluant l'étape cruciale de la synchronisation des données de référence avec les données des sources, ce qui a pour effet de créer des enregistrements de référence qui coexistent à l'identique dans le référentiel principal et dans les équipements distants correspondants.

Ce workflow est plus complexe et subit également une latence élevée, dans la mesure où les données doivent être collectées et diffusées en aval, à travers des processus batch distincts. Cette architecture est souvent adoptée par les TPE / PME qui peuvent prendre le temps de relancer la synchronisation des données de référence plusieurs fois par
période définie.

4. MDM de style Transactional

Approche architecturale la plus complète, la gestion MDM Transactional est également la plus coûteuse en termes de charge administrative. Les données de base sont migrées des sources vers le référentiel principal, dans lequel elles sont traitées, nettoyées et standardisées, puis elles sont renvoyées vers les sources.

Cette architecture réduit la latence en assurant une coordination directe entre la référence et la source. Elle présente aussi l'avantage d'appliquer les règles de gouvernance des données à l'échelle de l'entreprise. Cependant, elle exige un haut niveau d'expertise et
des outils adaptés au développement spécifique requis pour garantir une bonne
circulation des données et éviter la propagation de données erronées.

La plupart du temps, les entreprises adoptent une première architecture de MDM, puis évoluent vers une autre. L'efficacité, la vitesse et la cohérence avec lesquelles les données de référence sont déplacées et stockées permettent de mesurer le succès d'une solution MDM.

MDM et architecture SOA

Avec le cloud, le MDM prend une nouvelle importance – et une nouvelle puissance – grâce à sa capacité d'interaction avec les architectures orientées services (Service-Oriented Architecture / SOA). Lorsque la quasi-totalité de l'environnement, y compris l'infrastructure, est virtualisée, les coûts des données incohérentes ou altérées peuvent être insurmontables. Les solutions MDM cloud-natives s'articulent avec les architectures SOA, y compris Internet as a Service (IaaS), ce qui leur permet de travailler sur des données fiables et de garantir la cohérence du changement à l'échelle de l'entreprise et presque en temps réel.

L'un des principaux défis de la gestion MDM dans une architecture SOA est une approche de gouvernance des données qui standardise la structure et les règles des données entre le référentiel central et les hôtes distants qui hébergent les systèmes, services et applications. La coordination d'un protocole actif pour l'échange et l'écrasement de données entre différents systèmes peut présenter un défi de taille pour des ressources
IT souvent limitées : c'est là que le partenariat avec un expert de confiance peut simplifier votre projet MDM.

MDM – Étapes suivantes

L'implémentation d'une solution MDM permet aux entreprises de travailler presque en temps réel pour livrer les produits aux utilisateurs. Les solutions MDM transforment les environnements de données en organismes presque vivants qui réagissent et répondent plus efficacement aux exigences du nouveau monde des affaires.

Une plateforme holistique comme Talend Data Fabric offre aux entreprises un point de contrôle unique et sécurisé pour les données, tout en offrant des fonctionnalités de profilage, d'enrichissement, de validation et de gouvernance dans une interface utilisateur unifiée, afin que les utilisateurs métier et IT puissent participer à la création d'un
environnement de données plus sain.