Guide de la transition digitale en entreprise

Une quatrième révolution industrielle : l’expression employée pour qualifier la transition digitale parle d'elle-même. Nous assistons depuis plusieurs années à une véritable mutation, qui altère en profondeur les habitudes des consommateurs et des entreprises. Et si bon nombre d’organisations ont déjà intégré cette donnée au cœur de leur stratégie globale, d’autres s'efforcent de rattraper leur retard. Pour les entreprises, s’adapter à un environnement en constante évolution est devenu une nécessité. L'objectif premier ? Rester compétitif sur le marché. Alors comment entamer sa transition vers le digital en tant qu’entreprise ?

Transformation digitale : définition et background

Qu’est-ce que la transformation digitale ?

La transformation digitale désigne le processus d'intégration d’outils numériques dans le fonctionnement d'une entreprise afin d'en améliorer les performances. Il s’agit d’une approche globale, qui ne se limite pas à moderniser ou automatiser certains aspects d’une organisation : la notion de transformation implique de véritables modifications au sein même du business model et de la manière de fonctionner d’une entreprise. Il englobe à la fois une dimension technologique, mais aussi un aspect stratégique et social.

La transformation digitale répond à plusieurs caractéristiques, parmi lesquelles :

• L’abolition des limites de temps et d’espace : les données sont accessibles où que vous vous trouviez dans le monde, en temps réel ;
• La disparition des limites entre monde physique et digital : les objets du quotidien sont maintenant connectés ;
• L’expérience client : l'utilisateur est au centre des préoccupations ;
• L'universalité d’Internet : l’accès au web se démocratise.

Les origines de la transformation digitale

La digitalisation remonte à l’apparition des premiers ordinateurs et surtout du réseau qui viendra bouleverser la face du monde : Internet. Imaginé en 1989, le World Wide Web créé une véritable révolution. D’abord utilisé par des spécialistes de l'informatique, il se popularise tout au long des années 90. L’émergence du web 2.0 donne lieu à un changement radical : on passe d’un web figé, sur lequel quelques experts publient du contenu, à un web dit participatif, où les internautes peuvent eux aussi créer du contenu pour contribuer à la plateforme qu’est le net. Son utilisation ne cesse de s'intensifier au fil des années et continue de s’étendre à d’autres domaines avec l’apparition du haut débit. Les entreprises commencent à prendre conscience de cet enjeu : la création des géants du web Ebay et Google marque la fin des années 90. Les usages se transforment véritablement dans les années 2000 avec l’apparition des téléphones mobiles et de la généralisation des “personal computers”. En 2009, seulement 12% des Français possèdent un smartphone :  10 ans après, ils sont plus de 80%.

Les années 2010 marquent un tournant dans la transformation digitale, qui devient un enjeu au cœur des stratégies des organisations.

Nul doute que le contexte sanitaire de 2020 a également joué un rôle majeur dans l’accélération de la transition numérique des entreprises. La crise du COVID-19 a touché de plein fouet les commerçants du monde entier, tous secteurs confondus. Cette situation a amené les entreprises à complètement repenser leur stratégie digitale, côté employés d’une part avec l’explosion du télétravail et côté clients d’autre part, afin de pouvoir continuer à vendre leurs produits.

Big Data, blockchain, réseaux sociaux, intelligence artificielle… Malgré des outils toujours plus courants et performants, la transformation digitale a encore de belles années devant elle.

En quoi la transformation digitale est-elle un enjeu majeur pour les entreprises ?

Vous l’aurez compris : nous vivons dans une ère digitale. Le consommateur a désormais accès à des outils numériques et à une quantité illimitée de données à tout moment. Entamer une transformation digitale ne constitue plus simplement un choix pour les entreprises : cela relève plutôt de la survie. Contrairement aux idées reçues, la digitalisation ne concerne pas uniquement les start-ups spécialisées dans la technologie. On parle d'une transition qui s’avère inévitable pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille ou leur activité.

La transformation digitale améliore l’expérience client...

Le consommateur d’aujourd’hui se veut résolument connecté. Portable, ordinateur, tablettes, montre… La diversité des outils dont il dispose a profondément modifié le parcours client : celui-ci débute à présent bien plus tôt. Si auparavant le prospect allait en magasin pour demander conseil au vendeur, il n’hésite plus à présent à parcourir les réseaux sociaux, blogs, avis client et comparatifs. Construire une présence en ligne représente donc un levier de croissance énorme. En tant qu’entreprise, il est indispensable de miser sur le digital tout au long du parcours client. Cela vous permet de :

• mieux cibler votre audience grâce aux données collectées et aux publicités ciblées;
• offrir un processus d’achat irréprochable (paiement en ligne, suivi de la commande...)
• fidéliser le client (service après-vente, retour facilité, programme de fidélisation…)

De plus, le consommateur ne se contente plus d’une expérience moyenne : il est à la recherche d'une expérience sur mesure. Un défi de taille, que les entreprises ne réussiront à surmonter qu’avec les outils digitaux.

Découvrez comment la réalité augmentée peut vous aider à améliorer votre expérience client

… mais aussi l’expérience collaborateur 

Se digitaliser, c’est aussi revoir la façon de travailler en interne. Imaginez un espace de travail accessible partout dans le monde, sur n’importe quel appareil, où vous trouvez tous les logiciels et les données dont vous avez besoin pour travailler : il s’agit du “digital workplace”. Cet environnement entièrement numérique s’appuie sur plusieurs technologies (stockage cloud, messagerie instantanée, gestion des API, outils collaboratifs, système de partages de documents…) pour offrir aux collaborateurs un mode de travail plus agile.

La transformation digitale nous pousse à travailler différemment, souvent pour le meilleur : la grande majorité des employés estiment que la transformation numérique leur fait gagner du temps et donc leur permet d’être plus productifs.

Optimiser les processus opérationnels

La transformation digitale affecte la structure même du fonctionnement de l'entreprise. Supply chain, ressources humaines, comptabilité… L’automatisation des processus grâce au machine learning et à l’intelligence artificielle améliore durablement les performances et donne plus de flexibilité. Un temps précieux de gagné, qui permet aux salariés de se concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Quelques exemples :

• Processus de recrutement : les applicant tracking system (ou système de suivi des candidats) envoient des messages automatiques aux personnes ayant postulé ;
• Logistique: l’intelligence artificielle et les Big Data deviennent incontournables au sein de la supply chain (traçabilité des produits, meilleure gestion des stocks, robotisation…) ;
• Processus de facturation : l’édition de factures s'automatise. À la clé, un risque d’erreur moindre et une productivité maximisée.

Les challenges de la transformation digitale

Si la transition digitale constitue aujourd'hui une nécessité, elle n’en reste pas moins délicate à mettre en place pour certaines structures. Manque de temps, ressources insuffisantes, cybermenaces... Ces dernières se retrouvent face à plusieurs défis :

La résistance au changement

Opérer une transformation digitale implique des modifications profondes au sein d’une entreprise : façons de travailler, de recruter, de communiquer… Cela peut effrayer les dirigeants, mais également les collaborateurs qui perdent subitement l’ensemble de leurs repères. En tant que chef d’entreprise, le changement fait peur puisqu’il remet en question le travail accompli jusqu'à lors. L’obstacle peut également provenir des employés, qui ne sont pas toujours prêts à accepter que l’on perturbe une routine bien établie. Une situation qui engendre de l'inquiétude, d’où l'intérêt de bien communiquer en interne sur les changements à venir.

Les compétences internes

Il ne suffit pas d’acquérir les bons outils pour déployer une stratégie de transformation digitale : encore faut-il que les équipes sachent s’en servir correctement au quotidien. La transformation digitale est une approche globale, elle ne concerne pas seulement les technologies, mais la manière dont celles-ci sont utilisées au sein des équipes. Les collaborateurs peuvent se sentir découragés s’ils ne sont pas formés aux nouveaux outils. Ils doivent être accompagnés et rassurés.

La question de la sécurité informatique

Si la transition vers le digital constitue une formidable opportunité, elle contient aussi une grande part de risque. C’est une réalité : les systèmes informatiques sont de plus en plus exposés aux cyberattaques. Les menaces se multiplient et se professionnalisent, rendant les entreprises démunies face aux hackers. La cybersécurité est un enjeu majeur, qui doit être pris en compte dès les premières étapes de votre transition.

Le coût financier

Petite ou grande structure, la question de la transition digitale implique forcément la notion du budget. Créer une boutique en ligne, assurer la traçabilité des données, lancer son application… Chaque projet représente un investissement, que chaque entreprise veut le plus limité possible. Le gouvernement français a d’ailleurs mis en place différentes aides (notamment financières) via son programme France Num. Le but ? Aider les TPE/PME à accélérer leur transition digitale.

Le cas particulier des petites entreprises

Si 68% des petites et moyennes entreprises se disent persuadées que le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise, les TPE et les PME ont davantage de difficultés à prendre le virage de la révolution numérique. La preuve, deux tiers d’entre elles ne possèdent pas de site internet et seulement 9% ont opté pour un site marchand (étude 2020 de BCG et EY pour la Direction générale des entreprises). En plus des défis évoqués précédemment, les dirigeants de ces structures se révèlent souvent indisponibles et mal préparés pour construire une stratégie digitale et mettre en place des mesures concrètes.

Réussir sa transformation digitale : les bonnes pratiques

Vous le savez à présent : la question n’est plus de savoir si votre entreprise doit passer au digital, mais plutôt de savoir comment accompagner cette mutation. Voici quelques points à travailler pour aborder ce changement en toute sérénité.

Faire un état des lieux

Le but de cette étape est d’évaluer le niveau de maturité digital de l'entreprise. Celle-ci est-elle en retard ? Au contraire, a-t-elle une longueur d’avance sur ses concurrents ? Quels  éléments restent-ils à améliorer ? Tout doit être réévalué : faites le point sur l'ensemble des procédures existantes au sein de l'entreprise, afin d'identifier ce qui pourrait être perfectionné à l’avenir. Formez une équipe dédiée qui se chargera de porter le projet en collaboration avec le service informatique.

Attention, votre transformation numérique ne se fera pas du jour au lendemain. Celle-ci doit être progressive. Même s’il peut être tentant de vouloir remplacer tous les anciens process en même temps, il est indispensable de prioriser les besoins, d’une part pour faire les choses correctement, et d’autre part pour préserver son budget.

Définir sa stratégie

Une fois votre audit réalisé, vous avez tous les éléments en main pour construire votre plan d’action. Rédigez-le en y incluant les nouvelles technologies envisagées, le budget estimé, les formations à prévoir, les objectifs fixés, le nouveau modèle de fonctionnement...

Communiquer auprès des équipes

Les collaborateurs jouent un rôle majeur dans votre transition digitale. L’erreur à éviter ? Négliger l'aspect humain. L’implication des salariés fait partie des conditions sine qua non à la réussite d’une transformation digitale.

Pour fédérer les employés autour du projet et l’ancrer dans votre culture d’entreprise, il est nécessaire de :

• partager une vision et des objectifs clairs avant les premiers changements ;
• rester à l’écoute et demander des feedbacks ;
• les former aux nouveaux outils en fonction de leur niveau de base.

Manager les données

Les nouvelles technologies déployées entraînent la multiplication des sources et des types de données. Elles vont donc inévitablement augmenter le volume de données générées dans le cadre de votre activité. La question est de savoir ce que vous allez faire de ces informations : souhaitez-vous les exploiter ? La gestion des données devient certes une nouvelle tâche dont il faut s’acquitter, mais elle reste avant tout un levier de performance. Les données de qualité sont de précieuses informations, qui nécessitent néanmoins d’être stockées, analysées, archivées et conformes aux normes en vigueur. Elles permettent entre autres de :

• mieux cibler les clients et par conséquent booster les ventes ;
• accélérer la prise de décision ;
• établir des prévisions fiables et anticiper les prochaines tendances sur votre marché.

Tester et ajuster

La mise en place de nouveaux outils et méthodes de travail ne peut pas être linéaire et parfaitement fluide. Au fur et à mesure que vous progressez dans la digitalisation, gardez en tête que des phases d’ajustements sont à prévoir. N'hésitez pas à solliciter vos collaborateurs : demandez-leur des retours d'expériences dans le cadre de réunions ou d'enquêtes en interne. Vous pouvez faire de même avec vos clients, à l’aide de sondages en ligne.

Entamez votre transformation digitale avec Talend Data Fabric et disposez dès à présent de données fiables: un véritable avantage concurrentiel dont il serait dommage de se passer.